大量的項目交付過程中,經常會出現項目交付進度與計劃有較大的偏差,導致這種偏差往往有各種原因,排除各個項目的不同因素,一般引起進度失控是因為下面這五種錯誤。
01、里程碑設置不充分
缺少里程碑設置,讓進度難以控制。很多項目經理的里程碑設置依賴寬泛的時間范圍,比如將節點設置為在項目的結束時刻;快臨近截止交貨日期;在一個新階段的開始。里程碑的主要作用是用來控制和監測進度的工具,它可以輕松地跟蹤項目計劃中的關鍵點,快速可視地查看日程安排是不是在計劃中,如果里程碑設置得不夠,那么項目的進展報告就很難形成。
改進建議:確保項目里程碑在整個項目交付過程中均勻分布,以便定期檢查進展情況。
02、不考慮資源的可用性
有時,項目進度計劃看起來很漂亮,有明確的里程碑,項目經理在做計劃時沒有犯其他常見的錯誤。但是,在項目實施過程中,會出現資源不可用的情況。
在規劃項目進度計劃時,要考慮團隊成員是否真正進入到這個項目中來,有的突然休假,有的被安排去培訓,還有的可能存在家庭原因導致無法正常上班等。
改進建議:對于項目經理來說可以采取相應的人員調度系統來安排資源,同時需要將進度計劃及時公開并傳給每個團隊成員,提前做好資源風險管理。
03、不使用基線
沒有基線就沒有比較,項目經理每更新一次進度計劃表,就要與之前的版本進行對比,看二者之間是否存在差異。如果存在差異,將其記錄下來并充分分析,下次再出現類似的情況就會考慮更全面。
基線的真正意義在于幫助項目經理吸取經驗教訓,達到整體監測和控制的目的。
改進建議:重大計劃更改后,項目經理應隨之更新范圍基準。建立變更控制管理流程,一旦出現變更,對原來的基線進行備注說明,包括產生變更的背景、影響范圍和相關記錄等。
04、沒有定期更新狀態
很多項目經理認為進度計劃的實用性不強,因為計劃趕不上變化。實際上,這是因為他們認為進度計劃是“死的”,不可變更的。在實際項目中,項目經理需要時時掌握項目做到哪一階段了,整體完成情況如何,需要及時在進度計劃中更新。只有這樣,才能根據當前的工作狀況及時完善下一步的工作計劃。
如果項目經理不對項目進度計劃進行定期更新,那么一旦出現問題就無法對新情況做出反應。
改進建議:項目進度計劃不能只更新任務是否完成,需要添加更多的細節,需要定期對細節進行了解和溝通。讓進度計劃始終保持最新的狀態,這樣對其他的工作也有一定的好處。
05、進度計劃中的任務缺少關聯
當項目經理對業務不熟悉或者跨行業,導致對于項目中的具體流程不清楚,就會造成其制訂的進度計劃存在一些邏輯上的偏差。在實際工作中,也會造成工作流程或責任分配上的麻煩。
改進建議:深入業務和行業,聽取團隊成員和其他部門的意見和建議,充分溝通,制訂行之有效的進度計劃。
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